Politique de protection des renseignements personnels
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Geneviève Bauer — Responsable de la protection des renseignements personnels — Planisource Inc.
2000, avenue McGill College, 6e étage
Montréal (Québec) H3A 3H3
Courriel : genevieve.bauer@planisource.com.
2. Engagement du cabinet
Notre cabinet s’engage à assurer la protection des renseignements personnels de ses clients conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et à cette fin, il a adopté et mis en place une politique de gouvernance des renseignements personnels qui encadre la collecte, l’utilisation, la conservation et la destruction des renseignements.
Cette politique est révisée régulièrement afin d’assurer sa conformité aux évolutions législatives et aux meilleures pratiques en matière de protection des données.
3. Collecte et utilisation des renseignements personnels
Nous limitons la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels au strict nécessaire pour la prestation de nos services financiers et la fourniture de produits financiers, en conformité avec le principe de minimisation des données.
Avant toute collecte d’informations, les clients sont informés par écrit des fins de la collecte, des moyens utilisés, des droits d’accès et de rectification, ainsi que de leur droit de retirer leur consentement.
Lorsque requis par la loi, le consentement sera obtenu sous une forme claire et spécifique avant toute nouvelle utilisation des renseignements personnels pour une finalité différente.
Les renseignements ne sont utilisés qu’aux fins prévues lors de leur collecte, notamment pour l’exécution du mandat confié par le client, comme la planification financière, ou pour la souscription d’un produit d’assurance ou d’investissement, sauf lorsque la loi l’autorise autrement.
L’accès aux renseignements personnels est strictement restreint aux employés et représentants dont les fonctions le nécessitent. Les accès sont accordés selon le principe du besoin de savoir et font l’objet de contrôles réguliers afin de prévenir tout accès non autorisé.
Toute modification d’utilisation des renseignements sera communiquée au client. Un nouveau consentement sera requis uniquement si l’utilisation modifiée s’écarte des fins initialement prévues ou n’est pas nécessaire à la prestation du service demandé.
4. Accès et rectification des renseignements personnels
Les clients ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels. Ils peuvent aussi en demander une copie sous un format structuré et couramment utilisé, en vertu de leur droit à la portabilité des données. Le cas échéant, des frais raisonnables de copie et de transmission peuvent être réclamés.
Les clients peuvent aussi demander la correction de leurs renseignements personnels.
Toute demande doit être soumise par écrit à la Responsable de la protection des renseignements personnels. Une réponse sera fournie dans un délai maximal de 30 jours.
En cas de refus, le client sera informé des raisons et des recours possibles.
5. Communication des renseignements personnels
Les renseignements peuvent être communiqués à des tiers lorsque cela est nécessaire à l’exécution du mandat, à la fourniture d’un produit financier ou à la prestation du service demandé par le client. Lorsque requis par la loi, les renseignements peuvent également être transmis aux autorités compétentes.
Tous les fournisseurs et sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels doivent respecter des exigences contractuelles précises en matière de protection des données, incluant des clauses de confidentialité et des engagements de sécurité conformes aux normes de la Loi 25.
Les clients sont informés, avant toute collecte d’informations, des catégories de tiers à qui les renseignements peuvent ou doivent être communiqués.
Les renseignements personnels transférés ou stockés à l’extérieur du Québec et du Canada ne peuvent l’être que si des garanties de protection adéquates sont mises en place, équivalentes à celles exigées par la Loi 25. À cet égard, le cabinet réalisera une évaluation des risques sur la protection des renseignements personnels (ERPRP) et mettra en place des mesures de protection adéquates. Ces garanties incluent notamment des clauses contractuelles strictes et des mesures de sécurité adaptées.
Un registre des transferts de renseignements personnels est tenu à jour.
4. Sécurité
Nous adoptons des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles afin de préserver la confidentialité de ces données. Ces mesures incluent notamment :
- Sécurité physique : Accès restreint aux locaux et archivage sécurisé des documents papier.
- Sécurité technologique : Chiffrement des données, protection par mot de passe, authentification à deux facteurs et pare-feu.
- Sécurité organisationnelle : Formation régulière des employés, contrôle des accès aux renseignements et évaluation des risques en continu.
5. Conservation et destruction des renseignements
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la prestation du service ou pour répondre aux exigences légales et réglementaires applicables, notamment celles de la Loi sur la distribution des produits et services financiers et la réglementation fiscale. Une fois cette période écoulée, les données sont détruites de manière sécurisée.
Les documents papier sont détruits par déchiquetage et les données électroniques sont supprimées de manière irréversible après la période de conservation requise.
6. Gestion des plaintes et atteintes à la vie privée
Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être transmise à la Responsable de la protection des renseignements personnels, et sera traitée de manière diligente, et une réponse sera fournie au client dans un délai maximal de 30 jours.
En cas d’incident de confidentialité, la Responsable de la protection des renseignements personnels verra à ce qu’une évaluation du risque soit faite ; si un risque de préjudice sérieux en découle, elle notifiera la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes concernées dans les plus brefs délais.
Un registre des incidents de sécurité est maintenu et accessible aux autorités de réglementation.
7. Formation et sensibilisation
Les employés et représentants rattachés au cabinet reçoivent une formation régulière sur la protection des renseignements personnels et leurs obligations légales.
Le cabinet effectue des examens périodiques de sa politique de protection des renseignements personnels afin d’assurer sa conformité aux obligations légales et aux meilleures pratiques de l’industrie
Une politique interne encadre l’utilisation des outils numériques, notamment les services infonuagiques et les technologies de suivi (témoins, pixels, etc.).
8. Technologies numériques et conservation infonuagique
Si des renseignements personnels sont utilisés dans un processus de prise de décision automatisée, le client sera informé de la logique sous-jacente, de l’importance et des conséquences prévues de ce traitement. Une option d’intervention humaine sera mise à disposition lorsque possible.
Les renseignements personnels collectés via notre site web respectent les paramètres par défaut de confidentialité (témoins essentiels uniquement, désactivation du suivi par défaut).
Tout transfert de renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada est soumis aux évaluations des risques et aux obligations contractuelles afin d’assurer un niveau de protection adéquat conforme aux lois québécoises et canadiennes.
9. Contact et information
Nous encourageons nos clients à contacter notre Responsable des renseignements personnels, pour toute question relative à la protection de leurs renseignements personnels via l’adresse suivante :
Geneviève Bauer
2000, avenue McGill College, 6e étage
Montréal (Québec) H3A 3H3
Courriel : genevieve.bauer@planisource.com.
Cette politique fera l’objet d’une révision annuelle ou dès qu’un changement réglementaire ou organisationnel le requiert. Les clients et employés seront informés des modifications importantes avant leur entrée en vigueur.
Mise à jour : février 2025
Conversion en HTML : 2 octobre 2026. Date de mise à jour du document original : février 2025.